Digitalisierung der Buchhaltung

Die Digitalisierung der Buchhaltung ist eine Herausforderung für mittelständische Unternehmen. Sie umfasst die Einführung von Technologien und Softwarelösungen, die den gesamten Buchhaltungsprozess effizienter, transparenter und fehlerfreier gestalten. In einem mittelständischen Unternehmen, das oft über begrenzte Ressourcen im Vergleich zu großen Unternehmen verfügt, kann die Digitalisierung besonders viele Vorteile bringen, vor allem in Bezug auf Zeit- und Kostenersparnis sowie die Verbesserung der Datenqualität. Allerdings haben auch gerade mittelständische Unternehmen bei der konsequenten digitalen Gestaltung der Buchhaltung ein Ressourcenproblem. Hier bietet sich das Interim-Management an: Als Interim-Manager unterstützte ich bringe ich das notwendige Knowhow für die Transformation Ihres Unternehmens in das digitale Zeitalter mit. 

Rechnungseingangsworkflow: Mit Hilfe von digitalen Apps (z.B. allinvos) können Belege automatisch gescannt und relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Mehrwertsteuer extrahiert werden. Die Zahlung kann mit Hilfe der App erfolgen Das spart viel Zeit im Vergleich zur manuellen Eingabe. Ab dem 1.01.2025 wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland eingeführt. Alle Unternehmen müssen die E-Rechnung ab diesem Zeitpunkt empfangen können. Mit einer entsprechenden Software können elektronische Rechnungen empfangen, kontiert und bezahlt werden. 

Automatisierte Buchung: Eine zusätzliche Erfassung in der Buchhaltung ist nicht notwendig: sämtliche Daten werden per Schnittstelle übergeben. Moderne Buchhaltungssoftware ermöglicht es, regelmäßig wiederkehrende Buchungen (z.B. Mieten, Löhne) automatisch zu verbuchen. Auch Zahlungsein- und -ausgänge können automatisch mit den entsprechenden Buchungskonten abgeglichen werden.

Cloud-basierte Buchhaltungssoftware: Diese ermöglicht es, von überall auf die Buchhaltungsdaten zuzugreifen, was die Flexibilität erhöht und gleichzeitig die IT-Kosten senkt, da keine aufwendige Infrastruktur vor Ort benötigt wird. Datensicherung und Updates werden automatisch durchgeführt und sind im Unternehmen selbst nicht mehr nötig. Auch DATEV zum Beispiel bietet eine derartige Lösung an

Bankinterface und Zahlungsabgleich: Viele Buchhaltungsprogramme bieten Schnittstellen zu Bankkonten, sodass Überweisungen und Zahlungseingänge direkt im System erfasst und automatisch den richtigen Konten zugeordnet werden können.

ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning): Diese Systeme integrieren verschiedene Geschäftsprozesse wie Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Personalmanagement und Kundenbeziehungsmanagement. Sie ermöglichen eine ganzheitliche Sicht auf die Unternehmensdaten und die nahtlose Übergabe von Informationen zwischen den Abteilungen. Schnittstellen zwischen den Anwendungen wie oben beschrieben entfallen, dafür sind die ERP-Systeme etwas teuer, die Einführung ist komplexer. In einer Analyse sollten wir feststellen, welche Lösungen für Ihr Unternehmen passend sind. 

Durch die Digitalisierung haben Unternehmen Zugang zu Echtzeitdaten, die eine proaktive Steuerung der Finanzen ermöglichen. Anstatt auf manuelle Reports und Monatsabschlüsse zu warten, können Finanzkennzahlen jederzeit abgerufen werden. Auch hier bietet zum Beispiel DATEV mit DATEV Online eine Lösung. 

Die Digitalisierung ermöglicht es, gesetzliche Anforderungen wie die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) oder die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) besser umzusetzen, da viele Softwarelösungen standardmäßig entsprechende Funktionen für die revisionssichere Archivierung und den Datenschutz bieten.

Sichere Datenspeicherung und -übertragung: Cloud-Lösungen bieten oft sehr hohe Sicherheitsstandards, wie Verschlüsselung und redundante Datenspeicherung, die das Risiko von Datenverlust oder -diebstahl minimieren.

Mitarbeiter und externe Dienstleister wie Steuerberater können über die gleiche Plattform auf die Buchhaltungsdaten zugreifen, was die Zusammenarbeit erleichtert und den Verwaltungsaufwand verringert.

Automatisierte Schnittstellen zu externen Dienstleistern (z.B. Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern) ermöglichen eine reibungslose und schnelle Übermittlung von Daten, wodurch Fehlerquellen reduziert werden.

Die Digitalisierung reduziert den Bedarf an Papier und verringert die Fehlerquote durch manuelle Eingaben. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und senkt die Betriebskosten. Eine Archivierung von Papierbelegen ist nicht notwendig.

Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, anstatt Zeit mit der manuellen Verarbeitung von Belegen und Daten zu verbringen.

Personalengpässe gerade in der Buchhaltung können umgangen werden. 

Mittelständische Unternehmen können mit digitalen Buchhaltungslösungen flexibel wachsen. Die Einführung von zusätzlichen Funktionen oder das Hinzufügen neuer Nutzer gestaltet sich meist problemlos und ohne große Umstellungen.

Anschaffungskosten und Implementierung: Die Einführung neuer Softwarelösungen und Technologien kann anfangs mit hohen Kosten verbunden sein. Gerade für kleinere Unternehmen, die oft mit begrenzten Budgets arbeiten, stellt dies eine Herausforderung dar. Als Interim-Manager führe ich die Implementierung in Ihrem Unternehmen durch, ein entsprechendes Knowhow ist bei mir vorhanden. 

Schulungen und Change Management: Mitarbeiter müssen mit den neuen Systemen vertraut gemacht werden. Ein gut organisiertes Change Management ist wichtig, um Akzeptanz zu fördern und den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Schulungen und Change Management sind eine Kernkompetenz, die das Interim Management bietet. 

Datenmigration: Die Übertragung von alten Buchhaltungsdaten in neue Systeme kann komplex und fehleranfällig sein. Eine sorgfältige Planung und gegebenenfalls Unterstützung durch Fachleute ist daher oft notwendig.

Rechtliche und steuerliche Anforderungen: Gerade im Hinblick auf die Einhaltung von steuerrechtlichen Vorgaben und Normen wie der GoBD, ist eine regelmäßige Anpassung der Systeme notwendig, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen auch in der digitalen Buchhaltung erfüllt werden. 

Die Digitalisierung der Buchhaltung in mittelständischen Unternehmen bietet zahlreiche Vorteile wie Effizienzsteigerung, Kostenersparnis und verbesserte Datenqualität. Allerdings erfordert sie eine sorgfältige Planung und die Wahl der richtigen Softwarelösungen. Gerade hier unterstütze ich als Interim-Manager: Ich verfüge über die notwendige Erfahrung und kenne passende Tools.