Best Practices für den Mittelstand
In vielen mittelständischen Unternehmen wird Projektmanagement in erster Linie mit IT- oder Bauprojekten verbunden. Doch auch in der Finanzbuchhaltung – insbesondere in Phasen der Umstrukturierung, Digitalisierung oder bei Personalengpässen – spielt professionelles Projektmanagement eine entscheidende Rolle. Warum sich strukturierte Herangehensweisen lohnen und wie Sie typische Fallstricke vermeiden, zeigt dieser Beitrag.
Warum Projektmanagement in der Finanzbuchhaltung wichtig ist
Die kaufmännische Abteilung ist das Rückgrat eines jeden Unternehmens. Doch gerade hier fehlt es im Tagesgeschäft oft an Kapazitäten, um Sonderprojekte effektiv umzusetzen – sei es die Einführung eines neuen ERP-Systems, die Optimierung von Prozessen oder die Einarbeitung neuer Kolleg:innen.
Ein professionelles Projektmanagement sorgt für:
- Klare Zieldefinitionen und Prioritäten
- Transparente Kommunikation im Team
- Verlässliche Zeit- und Budgetplanung
- Schnelle Reaktion bei Engpässen oder Herausforderungen
Typische Herausforderungen – und wie man sie meistert
- Fehlende Ressourcen im Tagesgeschäft: Viele Projekte scheitern daran, dass sie "nebenbei" laufen sollen. Externe Projektleiter oder Interim-Manager können gezielt unterstützen und gleichzeitig bestehende Teams entlasten.
- Unklare Verantwortlichkeiten: Wer entscheidet? Wer informiert? Wer führt aus? Klare Rollenverteilungen nach dem RACI-Modell (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) schaffen Struktur und Klarheit.
- Widerstand gegen Veränderungen: Prozesse in der Buchhaltung sind oft über Jahre gewachsen. Veränderungen treffen auf Skepsis. Hier hilft ein sensibler Change-Ansatz mit frühzeitiger Einbindung aller Beteiligten.
Best Practices aus der Praxis
✔ Projekt-Kickoff mit allen Stakeholdern
Ein gut geplanter Start bringt alle an einen Tisch – vom Geschäftsführer über die Buchhaltung bis zur IT.
✔ Iteratives Vorgehen
Anstatt alles auf einmal umzustellen, lohnt sich ein agiler Ansatz: Kleine Schritte, regelmäßige Feedbackschleifen, schnelle Erfolge.
✔ Dokumentation und Wissenstransfer
Gerade im Finanzbereich müssen Prozesse revisionssicher dokumentiert werden. Ein zentraler Projektordner, Checklisten und Übergabedokumente sind Pflicht.
Fazit
Projektmanagement in der Finanzbuchhaltung ist kein Luxus – sondern eine Notwendigkeit, wenn Unternehmen auch in herausfordernden Zeiten handlungsfähig bleiben wollen. Strukturierte Herangehensweisen sorgen für mehr Effizienz, bessere Ergebnisse und entlasten die Teams im Alltag.
Sie stehen vor einem Projekt im Rechnungswesen oder der Verwaltung?
Rüdiger Mahnicke unterstützt Sie als erfahrener Projektleiter und Interim-Experte – mit kaufmännischem Know-how, Fingerspitzengefühl und klarer Struktur.